身内の不幸-職場への伝え方と連絡例文（電話・メール）、手続き

身内に不幸があった際は、動揺する中で職場への連絡や様々な手続きが必要です。
このような状況で、会社への連絡方法や伝え方、忌引き休暇の申請、葬儀後の手続きなどをスムーズに進めるためのポイントを解説します。
身内の不幸の連絡で困らないよう、具体的な例文も交えて紹介するため、まずは落ち着いてやるべきことを確認していきましょう。

 

身内の不幸があった際にまずやるべきこと

身内に不幸があった当日は、深い悲しみの中でも、やるべきことを冷静に進めなければなりません。
まずは、ごく近しい親族へ訃報を伝え、葬儀社へ連絡して今後の流れを相談することが最優先です。

この初動を済ませることで、葬儀日程の調整や関係者への正式な連絡といった、次のステップに進むことができます。
当日やるべきことを把握し、落ち着いて一つずつ対応していきましょう。

 

最初に連絡すべき相手と伝える内容の整理

訃報を受けたら、最初に連絡すべき相手は、故人の配偶者や親、子、兄弟姉妹といった近親者です。
その後、故郷の親族や特に親しかった友人、そして自身の職場や学校へと報告の範囲を広げていきます。
誰に連絡する場合でも、まずは逝去した事実を知らせる必要があります。

伝える内容は、自分の名前と故人との続柄、亡くなった日時、連絡先です。
葬儀の日程が決まっていればその旨を説明し、未定の場合は「決まり次第あらためてご連絡します」と伝えます。
私事であるため、伝える相手に応じて情報の詳細さを調整することが大切です。

 

葬儀社への連絡と今後の流れの確認

親族への一報と並行して、葬儀社へ連絡し、今後の流れを確認します。
菩提寺がある場合はそのお寺にも連絡を入れ、僧侶の都合を確認したうえで葬儀日程を調整しましょう。
葬儀社が決まれば、ご遺体の安置場所の選定から、通夜や葬式の具体的な日程や場所の決定まで、専門家の助言を受けながら進められます。

この段階で、故人の遺志や家族の希望を伝え、おおよその参列者の人数を想定しながら葬儀日程を固めていきます。
日程が確定することで、職場や関係者への正式な案内が可能になります。

 

【連絡手段・相手別】身内の不幸の伝え方と例文

身内の不幸を伝える際は、相手との関係性や状況に応じて、適切な連絡手段と言葉遣いを選ぶ必要があります。
職場の上司へは、まず電話で一報を入れるのが基本ですが、深夜や早朝であればメールで伝えるのがマナーです。
ここでは、電話での言い方のほか、社内、取引先、学校など、相手や状況に応じた連絡の言い換えや例文を紹介します。

状況に合わせて適宜修正して活用してください。

 

口頭で伝える場合（電話）の連絡例文

職場の上司への第一報は、可能な限り電話で直接伝えるのが最も丁寧な方法です。
連絡する際は、動揺を抑え、要点を簡潔に話すように努めます。
まず自分の所属と氏名を名乗り、「お忙しいところ恐れ入ります。実は昨夜、父が亡くなりましたので、ご連絡いたしました。つきましては、忌引き休暇をいただきたく存じます。葬儀の日程は未定ですので、決まり次第改めてご連絡いたします」と伝えます。

故人との続柄、休暇を取得したい旨、今後の連絡についてを明確に話しましょう。
親しい同僚へは、電話後にラインなどで補足の連絡を入れても構いません。

 

メールで伝える場合の連絡例文（社内・上司向け）

深夜や早朝、あるいは上司が出張中などで電話がつながらない場合は、取り急ぎメールで連絡します。
件名は「【〇〇部氏名】忌引き休暇取得のご連絡」とし、内容がすぐに分かるように配慮しましょう。
本文では、まず「夜分（早朝）に失礼いたします」と一言添え、「本日、父〇〇が逝去いたしました。つきましては、〇月〇日から〇月〇日まで忌引き休暇をいただきたく、ご連絡いたしました」と不幸があった事実と希望する休暇期間を記載します。

決まっていれば葬儀日程や、仕事の引き継ぎについても簡潔に触れておくと、職場も対応しやすくなります。

 

メールで伝える場合の連絡例文（取引先向け）

自分が主担当となっている取引先へは、今後の業務に支障が出ないよう、速やかに連絡を入れます。
件名は「【株式会社〇〇氏名】今後のスケジュールに関するご連絡」など、分かりやすいものにしましょう。
本文では、「私事で大変恐縮ですが、身内に不幸があったため、〇月〇日から〇月〇日まで休暇をいただくことになりました」と伝え、不幸の詳細は伏せます。

その上で、休暇中の代理担当者や連絡先を明記し、すでに決まっている打ち合わせなどの日程変更やスケジュール調整、場合によってはキャンセルをお願いする必要があります。

 

学校へ連絡する場合の伝え方と例文

学生が学校を休む場合は、担任の先生や学校の事務室に連絡します。
連絡手段は電話が基本ですが、学校によっては連絡用のアプリやメールでの報告が認められていることもあります。
保護者が連絡する際は、「〇年〇組の〇〇の母です。いつもお世話になっております。本日、祖父が亡くなりましたので、明日から3日間、忌引きで学校を休ませていただきたく、ご連絡いたしました」というように、生徒の氏名、故人との続柄、休む期間を明確に伝えます。

大学生の場合は本人が連絡しても問題ありません。
連絡の際に、忌引き届などの提出が必要かどうかも確認しておきましょう。

 

忌引き休暇について知っておくべき基本事項

身内の不幸によって会社を休む場合、忌引き休暇を取得するのが一般的です。
この休暇は、労働基準法で義務付けられた制度ではなく、会社の福利厚生として就業規則で定められています。
そのため、取得できる期間や、休暇中の給与が有給か無給か、対象となる親族の範囲といった扱いは、企業ごとに異なります。

忌引きで休む前には、自社の就業規則を必ず確認し、申請方法やルールを正確に理解しておくことが重要です。

 

故人との続柄で変わる忌引き休暇の日数の目安

忌引き休暇で休める日数は、故人と自分との続柄によって異なります。
最も日数が多いのは配偶者で10日間、次いで実の親（父親・母親）や子で7日間が目安です。
祖父母や兄弟姉妹の場合は3日、孫や配偶者の親の場合は3日、配偶者の祖父母や兄弟姉妹の場合は1〜2日程度が一般的です。

ただし、これらはあくまで目安であり、会社の規定が優先されます。
また、葬儀を行う場所が遠方である場合は、移動日数を考慮して通常の日数に1〜2日加算されることもあります。

 

忌引き休暇の対象となる親族の範囲

忌引き休暇の対象となる親族の範囲は、法律で定められているわけではなく、各企業が就業規則で独自に規定しています。
一般的には、配偶者と、血族および姻族の三親等までを対象とする会社が多いです。
具体的にどこまでの親戚が含まれるかを確認しておく必要があります。

例えば、3親等には甥・姪や叔父・叔母までが含まれますが、いとこは4親等にあたるため、忌引き休暇の対象外となるケースも少なくありません。
もし規定の範囲外の親族の葬儀に参列したい場合は、有給休暇を取得して対応することになります。

 

忌引き休暇を取得するための社内手続きと申請方法

忌引き休暇を取得するには、まず上司に電話やメールで休む連絡を入れます。
その後、会社のルールに従い、正式な申請手続きを進めます。
多くの場合、社内システムでの申請や、「忌引き届」といった書類の提出が求められます。

申請時には、故人の氏名、続柄、亡くなった日、通夜・告別式の日程などを記載します。
会社によっては、死亡診断書や会葬礼状のコピーなど、不幸があった事実を証明する書類の提出を求められることもあります。
休暇を終え、職場に復帰する際は、上司や同僚への挨拶も忘れないようにしましょう。

 

身内の不幸があった後に行う手続き一覧

葬儀を終えた後も、遺族には様々な手続きが残されています。
死亡届の提出に始まり、年金や健康保険の資格喪失手続き、公共料金の名義変更など、期限が設けられているものも少なくありません。
その後、四十九日の法要準備や、喪に服す期間である喪中の過ごし方についても考えます。

弔電をいただいた方へのお礼も必要です。
慌ただしい中で手続きに漏れがないよう、時系列でやるべきことを整理して計画的に進めていきましょう。

 

死亡後すぐに必要な手続き（死亡届の提出など）

故人が亡くなった後、最初に行う法的な手続きは、死亡の事実を知った日から7日以内に死亡届を役所に提出することです。
この届出には、医師が作成した死亡診断書または死体検案書を添付します。
通常、この手続きは葬儀社が代行してくれることが多いです。

死亡届が受理されると、火葬（埋葬）許可証が交付されます。
もし故人が海外在住であった場合は、死亡の事実を知った日から3カ月以内に、現地の日本大使館や領事館などに届け出る必要があります。

 

葬儀後14日以内に行う手続き（年金・保険など）

葬儀が終わってから14日以内に行うべき手続きも複数あります。
故人が国民健康保険や後期高齢者医療制度の加入者だった場合、役所で資格喪失手続きを行い、保険証を返却します。
また、介護保険の資格喪失届も必要です。

年金を受給していた場合は、年金事務所または年金相談センターに年金受給者死亡届を提出します。
もし故人が世帯主であった場合は、世帯主変更届の提出も必要になることがあります。
入院していた病院への支払いなどもこの時期に済ませておきましょう。

 

落ち着いてから進めるその他の諸手続き

少し落ち着いてから進める手続きとしては、公共料金や電話、インターネット回線、クレジットカードといった各種契約の名義変更や解約があります。
故人名義の預貯金口座の解約や名義変更、不動産や自動車の所有権移転など、相続に関する手続きも進めなければなりません。
生命保険に加入していた場合は、保険金の請求手続きを行います。

年末が近い12月などに不幸があった場合は、翌年の年賀状を出すことを控えるため、年賀欠礼状（喪中はがき）を送る準備も必要です。

 

身内の不幸を伝える際に押さえておきたいマナー

身内の不幸について連絡する際は、相手に失礼な印象を与えないよう、いくつかのマナーを意識することが大切です。
特に、不幸が重なることを連想させる忌み言葉を使わない、という点は基本です。

また、お悔やみの言葉をかけてもらった際の返答や、香典を辞退する場合の丁寧な表現も知っておきましょう。
結婚式などのお祝い事への参加を控えることなど、やってはいけないことを理解し、周囲への配慮を忘れないように行動します。

 

会話やメールで避けるべき忌み言葉の例

弔事の際には、不幸が重なったり続いたりすることを連想させる「忌み言葉」を避けるのがマナーです。
具体的には、「重ね重ね」「たびたび」「ますます」といった繰り返しを意味する言葉が該当します。
また、「追って」「再び」という言葉も使いません。

生死に関する直接的な表現も避け、「亡くなる」は「逝去される」、「生きていた頃」は「ご生前」のように、より丁寧な言葉に言い換えます。
これらの言葉は、口頭での会話だけでなく、メールや手紙の文面においても使用しないよう注意が必要です。

 

お悔やみの言葉をいただいた際の返答方法

上司や同僚から「この度はご愁傷様です」「心よりお悔やみ申し上げます」など、お悔やみの言葉をいただいた際は、まず感謝の気持ちを伝えます。
返答としては、「恐れ入ります、ありがとうございます」や「ご丁寧に痛み入ります」などが適切です。
長々と話す必要はなく、簡潔に謝意を伝えるだけで十分です。

メールでのお悔やみに対する返信も同様の対応で問題ありません。
その際は、「お心遣いいただき、誠にありがとうございます」のように、感謝を伝える言葉を記載します。

 

香典や供花を辞退したい場合の丁寧な伝え方

故人の遺志や遺族の意向で、香典や供花を辞退したい場合は、その旨を明確かつ丁寧に伝える必要があります。
職場への連絡の際に、「誠に勝手ながら、故人の遺志により、御香典や御供花は辞退させていただきます」と口頭で伝えます。

案内状などに記載する際も同様の文面を用います。
「お気持ちだけありがたく頂戴いたします」といった言葉を添えると、相手への配慮が伝わり、より丁寧な印象になります。
曖昧な表現は相手を迷わせてしまうため、「ご厚志辞退」とはっきりと伝えることが大切です。

 

身内の不幸に関するよくある質問

身内の不幸に直面すると、連絡や手続き以外にも様々な疑問が浮かびます。
「身内」とはどこまでの範囲を指すのか、忌引き明けの挨拶はどうすればよいのか、といった点は多くの人が気になるところです。
また、精神的につらい中で、友人や同僚にどこまで伝えるべきか迷うこともあるでしょう。

ここでは、家庭の事情などで詳細を話したくない場合の対応も含め、身内の不幸に関するよくある質問に答えます。

 

「身内」とは一般的にどこまでの範囲を指しますか？

「身内」とは、一般的に配偶者と三親等以内の親族を指します。
具体的には、父母、祖父母、子、孫、兄弟姉妹、そして配偶者の父母や兄弟姉妹などが含まれます。

ただし、この範囲は社会的な慣習であり、忌引き休暇の対象範囲など、会社や学校の規定によって異なる場合があるため、確認が必要です。

 

忌引き明けに出社した際、周囲への挨拶はどのようにすれば良いですか？

忌引き明けの出社時には、まず上司や同僚へ挨拶に伺います。
「この度はご迷惑とご心配をおかけしました。おかげさまで葬儀も滞りなく済みました。本日より復帰しますので、よろしくお願いいたします」と、休暇中の配慮に対する感謝と、不在にしたことへのお詫びを簡潔に伝えます。
菓子折りなどを持参するのも良いでしょう。

 

友人や同僚にはどこまで詳しく伝えるべきですか？

友人や親しい同僚へは、必ずしも詳細を伝える必要はありません。
「身内に不幸があって」と伝えれば、相手も事情を察してくれるでしょう。
もし心配してくれた友達から尋ねられた場合は、自分が話せる範囲で故人との続柄などを伝えれば十分です。

無理に詳しく説明する必要はありません。

 

まとめ

身内の不幸があった際は、まず関係者への連絡、葬儀社への手配、職場への忌引き休暇の申請といった初動が求められます。
その後も、死亡届の提出から各種名義変更まで、期限が定められた手続きが続きます。
また、不幸から一定期間、喪に服す期間は、結婚式などの慶事への出席や、新年のお祝い、初詣への参拝は控えるのが一般的です。

新年の挨拶や七五三、町内会のイベントなども、状況に応じて参加を見合わせる判断が必要になることがあります。
こうした一連の流れとマナーを事前に把握しておくことで、動揺している中でも、やるべきことを一つずつ着実に進められます。

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